Facturación electrónica DIAN: guía para pequeños negocios

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Si tienes una tienda, una peluquería, un restaurante o vendes por WhatsApp, seguro ya escuchaste que «todo el mundo tiene que facturar electrónicamente». No es tan así, pero tampoco es para dejarlo para después. En esta guía te explicamos, en palabras sencillas, quién está obligado a la facturación electrónica DIAN, qué necesitas para empezar y cómo hacerlo sin pagar software si tu negocio es pequeño.

Edificio de la DIAN en Bogotá, cerca del parque Santander

¿Tu negocio está obligado a facturar electrónicamente?

La regla general es simple: si estás obligado a facturar, debes hacerlo de forma electrónica. Según la DIAN, deben facturar:

  • Las personas jurídicas (S.A.S., limitadas, etc.) que venden bienes o prestan servicios.
  • Los contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (RST).
  • Las personas naturales con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
  • Las personas naturales con ingresos menores a ese tope (distintas de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos) que, por ejemplo, tengan más de un establecimiento de comercio, exploten franquicias o concesiones, sean usuarios aduaneros o tengan consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.

Para 2026 la UVT quedó en $52.374 (Resolución 000238 del 15 de diciembre de 2025). Eso significa que el tope de 3.500 UVT equivale a $183.309.000 de ingresos brutos en el año.

¿Y quién no está obligado?

Las personas naturales no responsables de IVA que cumplan todas las condiciones del artículo 437 del Estatuto Tributario (entre ellas, ingresos inferiores a 3.500 UVT en el año anterior o en el año en curso) no están obligadas a expedir factura, según el Decreto 1625 de 2016. Ojo: deben cumplir todas las condiciones, no solo la de ingresos. Si tienes dudas, revísalo con tu contador antes de decidir.

Y si no estás obligado pero tus clientes te piden factura (pasa mucho cuando le vendes a empresas), puedes facturar de forma voluntaria siguiendo el mismo proceso.

¿Cuándo debo empezar?

La DIAN maneja un calendario permanente: cuando constituyes tu empresa, pasas a ser responsable de IVA o del impuesto al consumo, o superas los 3.500 UVT, tienes dos meses para habilitarte y empezar a expedir factura electrónica.

Lo que necesitas antes de arrancar

  • RUT actualizado, sobre todo el correo electrónico: ahí te llegan los accesos de la DIAN.
  • Un computador o celular con internet. La DIAN recomienda hacer el registro desde un computador con las ventanas emergentes habilitadas.
  • Un certificado de firma digital. Se compra con una entidad certificadora avalada por la ONAC, pero si usas el servicio gratuito de la DIAN lo puedes solicitar sin costo.
  • Un software de facturación. Aquí tienes tres caminos.

Tres formas de facturar electrónicamente

1. Facturación Gratuita DIAN

Es la opción más económica para un negocio pequeño. Es gratis, funciona desde el celular, permite enviar y recibir facturas, notas crédito y notas débito de forma ilimitada, y la DIAN te da el certificado de firma. La desventaja: es más manual, no maneja tu inventario ni se conecta con tu caja o tu tienda virtual.

2. Proveedor tecnológico

Son empresas habilitadas por la DIAN que te venden un software (casi siempre en la nube) que factura, lleva inventario, cartera y reportes. Conviene si emites muchas facturas al día o necesitas que la factura salga automáticamente al vender. La DIAN publica el listado de proveedores autorizados.

3. Desarrollo propio

Para empresas con área de sistemas: la DIAN entrega una «caja de herramientas» con la documentación técnica. Es la opción más flexible, pero también la más exigente.

El paso a paso, resumido

  1. Regístrate en el portal de Habilitación de la DIAN como empresa o persona y formaliza el registro.
  2. Elige el modo de operación (gratuito, proveedor tecnológico o software propio). El sistema genera rangos de prueba automáticamente.
  3. Haz el set de pruebas. Con la solución gratuita son 4 documentos: 2 facturas, 1 nota débito y 1 nota crédito.
  4. Indica la fecha de inicio de facturación; ese día se actualiza tu RUT.
  5. Solicita la numeración en el sistema MUISCA, tanto de factura electrónica como de talonario de contingencia (para cuando falle la tecnología).
  6. Asocia los prefijos en el portal de facturación electrónica y… ¡a facturar!
Tiquete de compra impreso de una tienda con el total y el impuesto discriminado

¿Usas POS? Ahora también es electrónico

Si en tu local entregas tiquete de máquina registradora con sistema POS, debes usar el documento equivalente electrónico POS. Dos cambios importantes que explicó la DIAN:

  • Ya no aplica el límite de 5 UVT: puedes expedirlo por cualquier valor.
  • Si identificas al comprador con su nombre o razón social y número de cédula o NIT, el documento le sirve para soportar IVA descontable, costos y deducciones en renta.

Además, el POS electrónico debe identificar los productos con cantidad, unidad de medida, descripción y códigos.

Consejos prácticos para no enredarte

  • Habla con tu contador antes de habilitarte. Él te confirma si estás obligado, qué responsabilidades tiene tu RUT y qué software te conviene.
  • Cuando le compres a alguien que no factura (por ejemplo, a un pequeño productor), averigua sobre el documento soporte, que es el que permite soportar ese costo.
  • Revisa que el correo del RUT funcione. Es el que más falla en el registro.
  • Pide el número de cédula o NIT al cliente que necesite la factura para deducirla.
  • No esperes al último día del plazo: el set de pruebas y la numeración pueden tomar tiempo.

¿Y si quiero automatizarlo?

Cuando el negocio crece, digitar cada factura a mano se vuelve un cuello de botella. Muchos proveedores tecnológicos ofrecen conexiones (API) para que la factura se genere sola desde tu tienda en línea, tu sistema de pedidos o tu chatbot. En ToliRed desarrollamos aplicaciones a la medida con paneles de ventas, inventario y pedidos, y podemos conectarlas con el proveedor de facturación que tú elijas.

¿Quieres que tus pedidos de WhatsApp lleguen ordenados y listos para facturar? Escríbenos por WhatsApp y te contamos cómo lo haríamos para tu negocio, sin compromiso.

Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un contador. Información revisada el 16 de octubre de 2026.

Fuentes

Créditos de las imágenes

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